General Info Guide
ジーナ
AIサービスを仕事で使うなら、最初に「会話の履歴が保存されるか」「入力した内容がAIの学習に使われるか」の二つの設定を確認します。設定の画面と項目名はサービスごとに異なり、変更もあるため、ここでは確認の考え方と手順の流れを紹介します。
設定を知らないまま使い続けると、意図しない形で情報が残ったり、使われたりする可能性があります。5分ほどの確認で、安心して使える状態に近づきます。
確認すべき二つの設定
仕事でAIを使うときに気にすべき設定は、次の二つです。
- 履歴の保存：過去の会話が画面に残るか、保存される期間はどのくらいか
- 学習への利用：入力した内容が、AIモデルの改善に使われるか
履歴が残る設定は、過去の会話を見返せて便利です。一方で、アカウントが他人に使われたり、パソコンを共有していたりすると、内容が見られるリスクがあります。
学習への利用は、サービスや契約によって、初期設定が異なります。オンオフを切り替えられるサービスもあれば、法人向けの契約で学習に使わないことが定められているものもあります。
設定を探す手順
設定画面の探し方は、サービスの種類に関わらず、似た流れです。
- サービスにログインし、画面の端にあるアイコンや名前から、設定のメニューを開く
- 「データ」「プライバシー」「データ管理」といった名前の項目を探す
- 履歴と学習に関する項目を、一つずつ読む
- 説明文を読んで、オンとオフの違いを理解してから設定する
項目の名前や場所は変わります。見つからないときは、サービスの公式ヘルプで、「データの利用」「履歴の管理」といったキーワードで検索します。
ブラウザ版とアプリ版で、設定が別々になっていることもあります。使う環境ごとに確認します。
設定を決める考え方
設定は、自分の使い方に合わせて決めます。
- 機密や個人情報を扱う可能性があるなら、学習への利用はオフにする
- 履歴を見返す必要が少なければ、履歴の保存を最小限にする
- 履歴を活用したいなら、保存は残し、扱う情報に気をつける
どの設定にしても、入力してはいけない情報は入力しません。設定は安全策の一つで、入力の判断の代わりにはなりません。
会社のルールで設定が決められている場合は、それに従います。会社が契約した法人向けのアカウントでは、管理者が設定を管理していることがあります。
履歴の整理と削除
過去の会話の中に、機密や個人情報を含む内容が残っていないか、定期的に見直します。
- 不要になった会話は、削除する
- 共有リンクを作った会話は、リンクが公開状態になっていないか確認する
- 会話に付けた名前から、内容が推測されないか確かめる
削除の方法と、削除後にデータがいつまでサービス側に残るかは、サービスの説明で確認します。画面から消えても、事業者の側に一定期間残る場合があります。
共有機能は特に注意が必要です。共有リンクを作ると、リンクを知っている人が会話を見られる場合があります。意図しない相手に渡らないよう、不要になったリンクは無効にします。
複数人で使う場合
チームでAIを使う場合は、個人のアカウントではなく、組織のアカウントを使うのが基本です。管理者が、メンバーの追加と削除、設定の統一を管理できます。
アカウントの共有、つまり一つのIDを複数人で使うことは、履歴が混ざり、責任の所在も不明になるため、避けます。利用規約で、アカウントの共有が禁止されている場合もあります。
退職や異動の際には、アカウントの引き継ぎと削除の手順を決めておきます。
定期的な見直し
AIサービスは、機能や規約を頻繁に更新します。設定の項目や初期値が変わることもあります。
半年に一度、あるいは大きな更新の通知があったときに、設定を見直します。利用規約の更新の通知は、読み飛ばさずに、データの扱いに関する変更がないか確認します。
一時的なチャットという選択肢
サービスによっては、履歴を残さない「一時的なチャット」のような機能があります。このモードでは、会話が履歴に表示されず、学習への利用の対象外になるなど、通常とは扱いが異なる場合があります。
ただし、保存期間や、安全のための確認のために一定期間保持される場合など、細かい扱いはサービスごとに異なります。「履歴に残らない」ことと「サービス側に全く残らない」ことは別です。機能の説明文を読んで、実際の扱いを確認してください。
履歴を活用するコツ
履歴は、リスクだけでなく便利さもあります。うまくいった依頼文や、調べた内容を、あとから見返せます。見返す価値のある会話には、分かりやすい名前をつけて、フォルダやプロジェクトの機能で整理します。
便利な履歴ほど、機密や個人情報が混ざっていないかを定期的に確認します。保存しておきたいのは、依頼文の型や、調べた結果の要点で、元の資料や個人情報ではありません。
設定を変えたときの確認
設定を変えたら、変更が反映されたかを確認します。画面の表示が変わらない、あるいは反映に時間がかかる場合があります。また、サービスの更新で、設定が初期状態に戻ることもあります。重要な設定は、月に一度程度、見直す日を決めておきます。
見直しを忘れないための工夫
設定の確認は、一度やれば終わりではなく、定期的に必要です。カレンダーに、三か月に一度の見直しの予定を入れておくと、忘れずに済みます。
見直しのときは、チェックリストを用意しておくと速く終わります。項目は、履歴の保存設定、学習への利用設定、共有リンクの状態、不要な会話の削除、利用規約の更新の有無の五つで十分です。
チームで使っている場合は、見直しの結果を共有します。設定の変更や、新しく見つかった注意点を伝え合うと、全員の安全度が上がります。
管理者がいる環境での注意
会社が契約したアカウントでは、管理者が履歴を閲覧できる場合があります。個人的な相談や、業務に関係のない内容を入力すると、管理者に見られる可能性があります。
業務用のアカウントは、業務のためだけに使うのが基本です。管理者が履歴を見られるかどうかは、会社の規程や契約で確認します。
家族や友人のアカウントとの混同
仕事用と個人用のアカウントが混ざらないよう、ブラウザのプロファイルや端末を分けると安全です。個人の相談を仕事用のアカウントに、業務の内容を個人のアカウントに入力してしまう失敗は、意外とよく起こります。ログイン中のアカウントを、入力前に確かめる癖をつけます。
設定の画面が見つからないとき
サービスの更新で、設定の位置が変わることがあります。見つからないときは、検索窓で「データ」「プライバシー」と入力して探す、公式のヘルプを開く、管理者に聞く、といった方法があります。不明なまま使い続けず、確認が取れるまでは機密性の高い情報を入力しないのが安全です。
次にやること
今日、次の作業をしてください。
- 使っているAIサービスの設定画面を開く
- 履歴の保存と、学習への利用の項目を読む
- 自分の使い方に合った設定にする
- 過去の会話から、残すべきでない内容を削除する
- 共有リンクを作った覚えがあれば、公開状態を確認する
複数のサービスを使っている場合は、それぞれ確認します。確認の日付をメモしておくと、次回の見直しの目安になります。
