議事録をAIでまとめる：メモから共有文まで

議事録をAIでまとめるときは、「決まったこと」「持ち帰りになったこと」「次にやること（誰が・いつまで）」の三つに分けて出力するよう頼みます。この三つが見える議事録は、読む人の手間が少なく、会議後の動きも早くなります。

AIは長いメモや文字起こしを整理するのが得意です。一方で、発言者の取り違えや、決まっていないことを決まったかのように書いてしまう誤りがあるため、共有前の確認が欠かせません。

議事録に必要な材料

AIに渡す材料は、次の三種類のいずれかです。

• 自分のメモ：会議中に取った箇条書きや走り書き
• 文字起こし：会議アプリや録音から文字にしたもの
• 資料：会議で使ったスライドや配布資料

最も使いやすいのは、自分のメモと文字起こしを合わせて渡す方法です。文字起こしは情報量が多い反面、言い直しや雑談が含まれて長くなります。自分のメモがあれば、何が大切だったかをAIに伝える手がかりになります。

会議の基本情報、つまり日時、参加者、議題も書き添えます。参加者の名前は、実名のまま入力してよいか、会社の規則を確認します。迷うときは「A部長」「Bさん」のように記号に置き換えて、共有の際に戻します。

依頼文の例

次のような依頼文が使えます。

「以下は、新サービスの価格に関する会議のメモです。議事録にまとめてください。形式は次のとおりです。

1. 会議の目的（一文）
2. 決まったこと（箇条書き）
3. 持ち帰りになったこと（箇条書き、理由つき）
4. 次にやること（担当者、期限つきの表）

メモに書かれていないことは補わず、不明な点は『要確認』と書いてください」

最後の一文が大切です。AIは、あいまいな箇所を自然な文章で埋めてしまう傾向があります。「要確認」と書かせることで、確認すべき点が見えるようになります。

決定事項と意見を区別する

会議では、意見の表明と、実際の決定が混ざります。「Aさんが賛成した」と「Aの案に決まった」は別のことです。AIが前者を後者として書いてしまうと、後々のトラブルの元になります。

区別するために、メモの段階から「決定」「意見」「質問」のように印をつけておく方法があります。印があれば、AIが判断を誤る確率が下がります。

また、AIに「この議事録のうち、会議の中で明確に合意されたと言えない記述はどれか」と聞いて、あいまいな箇所を洗い出すのも有効です。洗い出された箇所は、参加者に確認します。

宿題を表にする

議事録の価値は、会議後の行動につながるかどうかで決まります。そのため、「次にやること」は、担当者と期限が一目で分かる表にします。

AIに「次にやることを、担当者、内容、期限の三列の表にして。期限が語られていないものは『期限未定』と書いて」と頼みます。期限未定の行は、会議の終わりに確認する、または共有時に担当者に連絡して決めます。

担当者があいまいな項目も同様に、「担当未定」と書かせます。担当が決まらない宿題は、誰もやらないまま残りがちです。議事録が、その空白を可視化する役割を持ちます。

機密情報と録音の扱い

会議の内容には、取引先の情報、人事に関する話題、未公開の計画などが含まれることがあります。これらをAIサービスに入力してよいかは、会社の規則と、利用するサービスの設定によって変わります。

入力する前に、次を確認します。

1. 会社にAI利用のルールがあるか、入力が禁止されている情報の種類は何か
2. 利用するサービスは、入力内容を学習に使わない設定になっているか
3. 録音や文字起こしについて、参加者の同意を得ているか

社外の人が参加する会議では、特に慎重に扱います。録音や文字起こしを行う場合は、事前に参加者へ伝えるのが基本です。判断に迷うときは、情報管理の担当者に相談してください。

共有前の確認

AIが作った議事録は、共有する前に、次の点を確かめます。

• 数字、日付、金額が、会議での発言と一致しているか
• 参加者の名前、役職の表記が正しいか
• 決定事項が、実際に合意されたものだけになっているか
• 「要確認」とした箇所を、確認して直したか
• 担当者と期限が、本人の認識と合っているか

特に、担当者の割り当てと期限は、間違いが後の仕事に直結します。共有する前に、担当者本人に一言確認すると安全です。確認を省いて共有すると、「そんな話は聞いていない」という行き違いが起きることがあります。

文字起こしが長すぎるとき

1時間を超える会議の文字起こしは、一度に渡すとAIが途中の内容を取りこぼすことがあります。議題ごとに区切って渡し、それぞれの要約を作ってから、最後に全体をまとめる二段階にします。

区切りの目安は、議題の切り替わりです。区切るときは、前の部分の要約を次の依頼に添えると、話の流れが保たれます。全体をまとめる段階では、「各議題の要約を元に、決定事項と宿題だけを一覧にして」と頼みます。

議事録の長さの目安

議事録は、長ければ良いものではありません。参加していない人が読んで、5分以内に要点をつかめる分量が目安です。A4で一枚から二枚に収まるよう、「300字の要約」「決定事項」「宿題の表」を基本の三点にします。詳細な経過が必要な場合は、別の資料として添付します。

定例会議のひな型を作る

毎週の定例会議なら、議事録のひな型を作っておきます。前回からの宿題の進み具合、今回の議題、決定事項、次回までの宿題という形です。AIに「前回の議事録の宿題欄と、今回のメモを照らして、完了、継続、新規に分けて」と頼むと、宿題の追跡が楽になります。ひな型があれば、議事録を作る時間は大幅に短くなります。

議事録の保管と共有範囲

完成した議事録は、決まった場所に保管し、誰が見られるかを管理します。人事や契約に関わる内容を含む議事録は、共有範囲を限定します。保管場所は、検索しやすいよう、日付と会議名でファイル名を統一します。

共有の範囲を誤ると、情報が必要以上に広がります。メールで送るときは、宛先を再確認し、必要に応じて閲覧権限を設定したファイルのリンクを共有します。

議事録を作らない選択肢

すべての会議に、詳細な議事録は必要ありません。情報共有だけの会議なら、決定事項と宿題を数行にまとめるだけで十分です。議事録の作成にかかる時間と、読む人にとっての価値を比べて、書く量を決めます。AIで作成の手間が減っても、読む人の時間は減らないことを意識します。

次にやること

次の会議から、次の流れを試してください。

1. 会議中は、決定、意見、質問の印をつけながら、簡単にメモを取る
2. 会議の後、30分以内にAIに依頼して議事録の下書きを作る
3. 「要確認」の箇所と、担当者、期限を確認する
4. 参加者に共有し、修正の依頼を受け付ける

最初の数回は、確認に時間がかかります。慣れてきたら、よく使う依頼文を保存しておき、会議の種類ごとに型を持つと、作成時間が短くなります。