General Info Guide
ジーナ
長いPDFを読む時間を短くしたいときは、AIに要約させたあと、要約の中で気になった箇所だけ原文に戻って読む、という使い方が向いています。要約だけで済ませるのではなく、要約を「どこを読むかの案内」として使う考え方です。
手作業で数時間かかる下調べを、数十分に縮められることがあります。ただし、要約には抜けや言い換えの誤りが入るため、扱い方にはコツがあります。
要約できるかを最初に確認する
PDFには、文字データを含むものと、紙をスキャンした画像だけのものがあります。画像だけのPDFは、AIが文字を読み取れず、内容を拾えないか、読み取りを誤ることがあります。
確認方法は簡単で、PDFを開いて文字をマウスで選択できるかを見ます。選択できれば文字データを含んでいます。選択できない場合は、文字認識の機能を持つソフトで先に変換するか、AIが画像を読める機能を使えるかを、サービスの説明で確認します。
ファイルの大きさやページ数には、サービスごとに上限があります。上限を超える場合は、章ごとに分けて渡します。上限の数値は変わるため、利用するサービスの公式の説明で確かめてください。
入力してよい資料かを先に判断する
要約の前に、そのPDFをAIサービスに渡してよいかを考えます。顧客の個人情報、未公開の財務情報、取引先との秘密保持契約の対象となる資料などは、会社の規則や契約で外部サービスへの入力が制限されている場合があります。
迷ったら、入力せずに、上司や情報管理の担当者に確認します。公開されている官公庁の報告書や、企業が公表している決算資料のように、誰でも入手できる資料なら、判断は比較的簡単です。
頼み方で要約の質が変わる
単に「要約して」と頼むより、目的を添えます。たとえば「この報告書を、新規事業の判断材料として読みたい。市場規模、課題、提案された対策を中心に、A4一枚分でまとめて」と頼みます。
続けて、形も指定します。「章ごとに三行」「重要な数字は一覧にして」「結論と根拠を分けて」といった指示です。長い資料なら、まず全体の構成を一覧にして、その中から読みたい章を指定して詳しく要約してもらう二段階が効率的です。
「ページ番号を添えて」と頼むのも役に立ちます。ページ番号がついていれば、要約の根拠を原文で探す手間が減ります。ただし、そのページ番号が正しいかどうかも確認が必要です。
要約を確かめる方法
要約を受け取ったら、数字、固有名詞、結論の三つを原文と照らします。原文の該当箇所を検索機能で探し、要約の記述と合っているかを見ます。
特に注意したいのは、否定や条件の抜けです。原文が「〜の場合を除き可能」と書いているのに、要約が「可能」とだけ書いている、というずれは、実際の判断を誤らせます。契約書や規約のように条件が重要な資料では、要約だけで判断せず、該当部分を原文で読みます。
もう一つの確認方法は、AIに逆の質問をすることです。「この資料に書かれていないことは何か」「この資料の主張の弱い点はどこか」と聞くと、要約では見えなかった視点が得られます。
英語の資料を読む場合
英語のPDFでも、日本語で要約させることができます。「日本語で、専門用語は英語を括弧で残して要約して」と頼むと、後で原文を検索するときに便利です。
翻訳の細かい意味合いは、AIが間違えることもあります。重要な文は、原文の英語を自分で読むか、翻訳の専門家に確認する必要があります。
読んだあとに残すもの
要約と原文確認が済んだら、次の三つを残します。
- 資料の名前と発行元、発行日
- 要約の結論を、自分の言葉で三行
- 原文で確認した箇所のページ番号
後から同じ資料を読み返すとき、この記録があれば、また最初から読み直さずに済みます。
要約を仕事の成果物にする
要約を読んで終わりにせず、仕事で使う形にまとめ直すと、手間をかけた意味が残ります。たとえば会議で共有するなら、「資料の目的」「分かったこと」「判断が必要なこと」の三つの見出しに分けた短い文章にします。AIに「この要約を、三つの見出しで、各項目三行以内にして」と頼むだけで形になります。
共有の際は、AIに要約させたことを隠す必要はありませんが、原文を確認した箇所と、確認していない箇所を分けて伝えると誠実です。「第3章は原文を読んで確認済み、第5章は要約のみ」のように書いておけば、受け取った人は、どこまで信頼してよいかを判断できます。
複数の資料を並べて比べる
同じテーマの資料が複数あるときは、一つずつ要約させたあと、「三つの資料で主張が一致している点と、食い違っている点を表にして」と頼みます。食い違いは、調査の対象や時期、定義の違いから生まれていることが多く、そこに資料を読み解くヒントがあります。
ただし、三つの資料を一度に渡すと、AIが内容を混同することがあります。一つずつ要約を取り、その要約を並べて比較する二段階にするほうが、誤りを減らせます。
長さの目安を指定する
要約の長さは、読む人の時間で決めます。「3分で読める量」「300字」「箇条書き5つ」のように、具体的な長さを指定すると、使いやすい出力になります。長すぎる要約は、結局また読む時間を増やしてしまうので、最初から短めに頼み、足りなければ詳しく聞き直す進め方がおすすめです。
うまく要約されないときの対処
図や表が多いPDFは、AIが内容を取りこぼしやすくなります。要約に図表の内容が入っていないと感じたら、「第3章の図2が何を示しているか、説明して」と個別に聞きます。それでも読み取れなければ、図表の部分だけを画像として貼りつける方法もあります。
専門用語が多い資料では、要約に出てきた用語の意味を、そのままAIに聞き返せます。「要約に出てきた『与信管理』を、初心者向けに説明して」と頼めば、読み進めるための土台が整います。
要約の依頼文を保存しておく
うまくいった依頼文は、メモに保存しておきます。「目的、中心にしてほしい項目、長さ、形式」の四つが入った型を持っておけば、次の資料でも数分で同じ品質の要約を頼めます。資料の種類ごと、たとえば決算資料用、調査報告書用、規約用のように型を分けておくと、さらに使いやすくなります。
次にやること
手元にある、読もうと思っていて後回しにしているPDFを一つ選んでください。公開資料なら、次の流れで試せます。
- 文字を選択できるPDFか確かめる
- 読む目的を一文で書き、AIに要約を頼む
- 要約の数字と結論を、原文の該当ページで確かめる
- 気になった章だけ、原文を自分で読む
最初に一本やってみると、AIの要約が得意な部分と、原文を読むべき部分の線引きが分かってきます。
